Revoir sa fiche de poste ? 2/2

Dans un article précédent, nous avons vu comment revoir sa fiche de poste dans une démarche individuelle dynamique et structurée autour de 6 étapes :

1. formuler la raison d'être de sa fonction / rôle
2. identifier ses axes directeurs actuels (minimum 2, maximum 4)
3. visualiser schématiquement les grandes missions
4. lister les domaines d'autorité nécessaires
5. lister les redevabilités à respecter
6. identifier des indicateurs de mesure

Dans cet article, voyons ensemble les étapes 3 à 6, toujours en suivant l'exemple concret de la personne accompagnée en coaching individuel et dont la fonction est "Responsable juridique" : grandes missions, domaines d'autorité, redevabilités et indicateurs.

3. Grandes missions

Toujours dans cette prise de recul sur sa fiche de poste, voyons comment celui-ci devrait s'organiser - on est dans le "comment" - pour exprimer sa raison d'être tout en respectant ses axes directeurs.

Par "Grandes missions", il faut entendre : quels sont les grands pôles / départements / regroupement de tâches autour desquels la fonction devrait-elle s'organiser ? Schématiquement, quel organigramme ou quel processus global ? 

Reprenons l'exemple réel de la personne responsable juridique ; on a identifié ensemble 3 grandes missions dans sa fonction :

conseiller les opérationnels, prévenir et gérer les contentieux, identifier et assurer les risques.

Normalement, on devrait s'attendre à ce que ces missions représentent les "gros cailloux" dans l'emploi du temps, c'est-à-dire la majeure partie des heures consacrées à l'exercice de cette fonction.
Un stagiaire qui débarque dans le service devrait avoir une vision de ce qui est vraiment important ici en voyant ces grandes missions.

4. Domaines d'autorité

Qu'est-ce que la fonction doit pouvoir décider pour exercer légitimement son autorité ? Quel périmètre de pouvoir doit-elle avoir pour exprimer pleinement sa raison d'être, au service du tout ? Sur quels points les autres services dans l'organisation doivent me solliciter impérativement ?

Idéalement, il ne peut y avoir pleine et entière responsabilité que s'il y a le pouvoir correspondant ; une fonction devrait se définir donc aussi par ses domaines d'autorité. Prolongeons l'exemple de la personne responsable juridique ; ceux-ci sont les suivants :

décider et rédiger les clauses contractuelles sur tout ce qui engage l'organisation, être consulté en amont des décisions inhérentes à tout projet stratégique.

Identifier ces domaines d'autorité revient à les réclamer si d'aventure, l'exercice concret de la fonction démontre que celle-ci pâtit d'un manque de pouvoir sur tel ou tel aspect…

5. Redevabilités

En contrepartie des domaines d'autorité, une fiche de poste ainsi revisitée doit également lister les redevabilités : qu'est-ce que la fonction est en devoir de fournir à l'organisation ? Que doit-elle fournir et à qui ?

Dans cet équilibre droits / devoirs, reprenons l'exemple de notre responsable juridique ; voici sa principale redevabilité :

une obligation de moyen, c'est-à-dire proposer des réponses et des solutions au-delà des alertes et du rappel des obligations.

6. Indicateurs

Pour terminer cette revue de fonction, identifions quels indicateurs qualitatifs ou quantitatifs peuvent en mesurer l'efficacité. A l'instar d'un tableau de bord, à quoi peut se voir que l'exercice de ce rôle est une réussite ?
Idéalement, je dois pouvoir identifier et surveiller ces indicateurs moi-même : la hiérarchie le fera de toutes façons…

Finalisons l'exemple réel de la personne responsable juridique ; on a identifié ensemble 4 indicateurs quantitatifs dans sa fonction et 1 indicateur qualitatif (plus subjectif) :

nombre de contentieux et coûts associés, nombre de contrats conclus, délai de règlement client, nombre de sinistres et coûts associés, qualité de la coopération interne.

Evidemment, le bon exercice de la fonction dont on cherche à réactualiser la "fiche" a un impact plus ou moins direct sur ces indicateurs. L'idée est d'avoir des éléments d'alerte et de mesure tout en étant lucide sur la portée de l'influence de notre rôle sur ceux-ci…

Que l'on appelle cela "fiche de poste", "définition de fonction", "cahier des charges", "lettre de mission" ou encore "job description" pour les plus anglicistes d'entre nous, ce besoin de refaire le point sur ce qui est attendu au travail est légitime et souvent salutaire et il s'agit d'un point crucial d'une bonne gestion du temps et des priorités, thème fréquent dans nos accompagnements !